Management

10 Time Management Tips

Management

Altijd maar druk en 28 uur nodig hebben terwijl een dag maar 24 uur duurt? Is dit herkenbaar? Dan is het hoog tijd om slimmer te gaan werken i.p.v. harder. Met deze 10 time management tips voor slimmer werken kun je weer toekomen aan datgene waar je goed in bent.

Tijdsdruk zit vaak tussen de oren. Vaak gaat het over de perceptie het druk te hebben terwijl dit in de praktijk, door er op een andere manier of slimmer mee om te leren gaan, best wel meevalt. Je zult merken dat door slimmer werken, structuur in je werkzaamheden aanbrengen en bewuster plannen, je veel tijd kunt besparen. Je kunt beginnen met deze time management tips

1. Meten is weten bij time management

Voordat je met time management aan de slag gaat is het belangrijk te weten waar het probleem precies zit. Begin als nulmeting met het bijhouden van al jouw werkzaamheden gedurende 1 of 2 weken. Maak hier een overzicht van en hou bij hoeveel tijd je besteedt aan deze werkzaamheden.

Begin bij de Quick wins

Vergeet niet het lezen en behandelen van e-mail hierin mee te nemen. Hou ook bij hoeveel onderbrekingen, b.v. pauzes, telefoontjes, of die collega die altijd een praatje komt houden, er waren. Is het overzicht klaar? Neem dan wat tijd om het overzicht te bekijken en identificeer de zogenaamde ‘quick wins’, die dingen die je nu al kunt doen (of laten) die jou direct tijdwinst opleveren.

2. Welk resultaat wil je behalen?

Stap 2 is misschien wel de belangrijkste stap die je met time management kunt behalen. Door niet te weten waar je naar toe gaat ben je richtingloos. Door resultaatgericht te werken geeft je sturing aan alles wat je doet. Als je namelijk het resultaat helder en duidelijk hebt geformuleerd kun je richting bepalen en al jouw werkzaamheden hieraan toetsen.

3. Doelen stellen

Nu je jouw resultaat helder en duidelijk hebt gedefinieerd kun je doelen gaan stellen. Je moet daarbij wat strategisch denken; maak een overzicht van de doelen die je op korte, middellang en lange termijn wilt behalen. Let op dat deze doelen in overeenstemming moeten zijn met het resultaat dat je wilt behalen.

Smart is niet nieuw maar werkt echt

Zorg dat de doelen die je stelt SMART zijn. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Wil je daar een eenvoudige versie van? Zorg er dan voor dat je doel gericht is op actie / in beweging komen.

4. Prioriteiten stellen

Ben jij ook zo iemand die alles direct aanpakt wat op zijn bordje komt? Door de juiste prioriteiten te stellen maak je onderscheidt tussen de belangrijkere zaken en dat wat nog wel even wachten kan. Je kunt prioriteiten stellen met cijfers (1 = Hoog, 2 = Middel, 3 = Laag), woorden/letters (Hoog, Middel, Laag) of met kleuren (Rood, Oranje, Blauw). Gebruik dat wat voor jou het beste werk.

5. Beste van alle time management tips? ‘Nee zeggen’

Eén van de dingen die direct en heel veel tijdwinst opleveren is leren om ‘nee’ te zeggen. Doe alleen de werkzaamheden die daadwerkelijk bij jou horen. Het is natuurlijk erg vriendelijk en collegiaal om even die collega te helpen maar als dit ten kosten gaat van jouw eigen werk is het de hoogste tijd om hiermee te stoppen. Het woord ‘Nee’ staat gewoon in het Nederlands woordenboek, maak er dus gebruik van.

6. Maak een dag, week en maandplanning

Het resultaat is gedefinieerd en de doelen en prioriteiten zijn bepaald. Nu is het tijd om dit te vertalen naar een goede dag, week en maandplanning. Door een goede planning te maken geef je structuur aan je werkzaamheden en voorkom je dat je dingen onnodig gaat uitstellen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *